Dokumenty Kongresu
Polityka prywatności
Serwisu kongresneuro.pl wraz z klauzulą informacyjną RODO
Ostatnia aktualizacja: 5.11.2026
§ 1. Postanowienia ogólne i administrator danych
1.Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem: https://kongresneuro.pl/, zwanego dalej „Serwisem”, w związku z organizacją i promocją XXVII Międzynarodowego Kongresu Polskiego Towarzystwa Neuropsychologicznego, odbywającego się we Wrocławiu w dniach 9–11 grudnia 2026 r., zwanego dalej „Kongresem”.
2.Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z obsługą Serwisu, rejestracją uczestników i realizacją umów dotyczących udziału w Kongresie jest Wyższa Szkoła Kształcenia Zawodowego z siedzibą przy pl. Powstańców Śląskich 1, 53-329 Wrocław, NIP: 7952214640, REGON: 651432712, zwana dalej „Administratorem”, o ile w odniesieniu do konkretnego procesu nie wskazano innego administratora.
3.Kontakt z Administratorem jest możliwy:
•pod adresem e-mail: kontakt@kongresneuro.pl;
•korespondencyjnie na adres siedziby wskazany w ust. 2 powyżej.
4.Organizatorem Kongresu jest Wyższa Szkoła Kształcenia Zawodowego. Współorganizatorami są Polskie Towarzystwo Neuropsychologiczne oraz Instytut Psychologii Uniwersytetu Wrocławskiego. Status każdego z tych podmiotów w zakresie przetwarzania danych zależy od jego rzeczywistej roli w danym procesie. W przypadku wspólnego ustalania celów i sposobów przetwarzania podmioty zawierają odpowiednie porozumienie o współadministrowaniu.
5.Polityka dotyczy w szczególności Uczestników Kongresu, autorów i współautorów abstraktów, prelegentów, osób kontaktujących się z Organizatorem oraz użytkowników Serwisu.
§ 2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
1.Administrator przetwarza dane osobowe wyłącznie w określonych celach i w zakresie niezbędnym do ich realizacji.
2.Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
a)Rejestracja i udział w Kongresie, w tym obsługa zgłoszeń, zawieranie i realizacja umów dotyczących udziału w Kongresie, prowadzenie kontaktu organizacyjnego z Uczestnikami, prezentowanie imienia i nazwiska lub pseudonimu Uczestnika w związku z jego udziałem w Kongresie, sporządzenie i wydanie certyfikatu uczestnictwa w Kongresie (jeżeli dotyczy) oraz weryfikacja uprawnień do uczestnictwa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy, której stroną jest Uczestnik;
b)Rozliczenia i realizacja obowiązków prawnych, w tym obsługa płatności związanych z udziałem w Kongresie, wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w zakresie niezbędnym do realizacji umowy dotyczącej udziału w Kongresie, oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze.
c)Obsługa korespondencji, reklamacji i roszczeń oraz komunikacja organizacyjna związana z Kongresem – w tym udzielanie odpowiedzi na zapytania, rozpatrywanie reklamacji, ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami oraz wysyłanie wiadomości e-mail przypominających o Kongresie – na podstawie:
•art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy dotyczącej udziału w Kongresie;
•art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w zakresie, w jakim przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;
•art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w zakresie obsługi korespondencji, rozpatrywania reklamacji oraz ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, a także zapewnienia prawidłowej organizacji i obsługi Kongresu, o ile przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora i nie narusza nadrzędnego charakteru interesów lub podstawowych praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w szczególności zapewnienie sprawnej obsługi spraw organizacyjnych związanych z Kongresem oraz ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.
d)Obsługa kontraktów i organizacja programu naukowego, w tym zawieranie i realizacja umów z autorami, prelegentami i innymi osobami zaangażowanymi w przygotowanie programu naukowego, kontakt z autorami, przyjmowanie i ocena zgłoszeń, przygotowywanie wystąpień oraz opracowanie programu Kongresu – na podstawie:
•art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – w zakresie niezbędnym do podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą;
•art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze;
•art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – w zakresie niezbędnym do organizacji i koordynacji programu naukowego Kongresu, komunikacji z autorami i prelegentami oraz zapewnienia prawidłowego przebiegu procesu oceny zgłoszeń, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora i nie narusza nadrzędnego charakteru interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą.
e)Publikacja abstraktów oraz danych autorów w materiałach naukowych związanych z Kongresem - w tym imion i nazwisk autorów, afiliacji, tytułów abstraktów oraz treści abstraktów w programie Kongresu, materiałach pokonferencyjnych lub innych publikacjach naukowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a), b) lub f) RODO, zależnie od okoliczności i celu publikacji, w szczególności:
•art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;
•art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – jeżeli publikacja jest niezbędna do wykonania umowy zawartej z autorem;
•art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – jeżeli publikacja jest niezbędna do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, polegających w szczególności na upowszechnianiu dorobku naukowego i zapewnieniu dokumentacji przebiegu Kongresu, po przeprowadzeniu oceny równowagi interesów.
Publikacja abstraktów i innych materiałów następuje z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i praw autorskich, oraz po uzyskaniu wymaganych zgód lub zapewnieniu innych właściwych podstaw i uprawnień do publikacji
f)Komunikacja marketingowa dotycząca Kongresu i innych wydarzeń naukowych – w tym przekazywanie informacji o kolejnych edycjach Kongresu, konferencjach, szkoleniach i innych wydarzeniach naukowych organizowanych przez Administratora – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, z uwzględnieniem praw i wolności osób, których dane dotyczą oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej i marketingu bezpośredniego, w tym wymogiem uzyskania uprzedniej zgody, jeżeli jest ona wymagana;
g)Dokumentowanie przebiegu Kongresu za pomocą zdjęć i nagrań – w celu dokumentowania i relacjonowania Kongresu Administrator może utrwalać i przechowywać zdjęcia oraz nagrania przedstawiające Uczestników, prelegentów i inne osoby obecne na wydarzeniu. Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, o ile nie nadrzędny charakter mają prawa i wolności osób, których dane dotyczą, lub art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda, zależnie od okoliczności. Rozpowszechnianie wizerunku odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
h)Wykorzystywanie zdjęć i nagrań w celach promocyjnych i marketingowych – w celu promocji Kongresu i innych wydarzeń naukowych Administrator może wykorzystywać zdjęcia i nagrania przedstawiające Uczestników i prelegentów w materiałach promocyjnych, na stronie internetowej i w mediach społecznościowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub f) RODO, zależnie od okoliczności. Rozpowszechnianie wizerunku odbywa się zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
i)Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu, w tym obsługa logów technicznych i zapobieganie nadużyciom – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, a w przypadku obowiązku prawnego – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
3.Dane związane z plikami cookies i podobnymi technologiami są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz zasadami określonymi w § 10.
4.Jeżeli dane będą przetwarzane w innym celu niż pierwotnie wskazany, Administrator przekaże wymagane informacje przed rozpoczęciem dalszego przetwarzania.
§ 3. Zakres danych i obowiązek ich podania
1.W zależności od celu Administrator może przetwarzać: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, afiliację, dane dotyczące rejestracji i udziału w Kongresie, w tym wybranej kategorii uczestnictwa i stawki opłaty, adres IP uczestnika dokonującego rejestrację, stanowisko lub tytuł naukowy, informacje o płatnościach i fakturach, w tym numer rachunku bankowego, dane autorów i współautorów abstraktów, treść korespondencji, informacje o udzielonych zgodach, dane techniczne oraz wizerunek lub głos, jeżeli są rejestrowane zgodnie z prawem.
2.Podanie danych oznaczonych jako wymagane w formularzach jest niezbędne do obsługi rejestracji, zawarcia lub wykonania umowy albo realizacji danej usługi. Ich niepodanie może uniemożliwić wykonanie tych czynności. Podanie danych dodatkowych jest dobrowolne.
3.Administrator nie wymaga podawania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, chyba że w określonym procesie istnieje odpowiednia podstawa prawna oraz jest to niezbędne do realizacji konkretnego celu.
4.Autorzy abstraktów i prezentacji są zobowiązani do ochrony poufności danych pacjentów i innych osób. Nie należy zamieszczać danych umożliwiających identyfikację pacjentów bez odpowiedniej podstawy prawnej.
§ 4. Odbiorcy danych
1.Dane mogą być przekazywane współorganizatorom Kongresu, upoważnionym pracownikom i współpracownikom Organizatora i Współorganizatorów na podstawie odpowiednich upoważnień lub umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, dostawcom usług informatycznych, hostingowych, rejestracyjnych, płatniczych, księgowych, prawnych, wydawniczych i organizacyjnych, a także organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.
2.Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych, jeżeli są one wymagane. Dane są udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.
3.Administrator nie sprzedaje danych osobowych uczestników.
§ 5. Okres przechowywania danych
1.Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji poszczególnych celów przetwarzania, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, zgodnie z poniższymi zasadami:
a)Rejestracja i udział w Kongresie – przez okres organizacji i realizacji Kongresu, a następnie przez czas niezbędny do rozliczenia udziału i ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
b)Rozliczenia i realizacja obowiązków prawnych – przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, lub przez inny okres wynikający z właściwych przepisów.
c)Obsługa korespondencji, reklamacji i roszczeń oraz komunikacja organizacyjna – przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie, w razie potrzeby, do upływu terminów przedawnienia roszczeń lub zakończenia postępowań. Wiadomości organizacyjne będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu komunikacji.
d)Obsługa umów i organizacja programu naukowego – przez okres przygotowania i realizacji Kongresu oraz wykonywania umów, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.
e)Publikacja abstraktów i danych autorów w materiałach naukowych – przez okres niezbędny do przygotowania i publikacji materiałów oraz, w przypadku publikacji trwałych, przez okres ich udostępniania, o ile istnieje właściwa podstawa prawna dalszego przetwarzania.
f)Komunikacja marketingowa – do czasu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu marketingowego, z uwzględnieniem obowiązków prawnych dotyczących wykazania udzielonych zgód i ich wycofania.
g)Dokumentowanie przebiegu Kongresu za pomocą zdjęć i nagrań – przez okres niezbędny do przygotowania i przechowywania dokumentacji wydarzenia, z uwzględnieniem podstawy prawnej przetwarzania oraz zasad rozpowszechniania wizerunku.
h)Wykorzystywanie zdjęć i nagrań w celach promocyjnych i marketingowych – do czasu wycofania zgody, wniesienia skutecznego sprzeciwu lub ustania celu przetwarzania, zależnie od zastosowanej podstawy prawnej, z uwzględnieniem przepisów dotyczących rozpowszechniania wizerunku.
i)Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu, zgodnie z przyjętymi okresami przechowywania logów, a w przypadku danych przechowywanych w celu realizacji obowiązków prawnych – przez okres wymagany właściwymi przepisami.
2.Po upływie właściwych okresów dane zostaną usunięte lub zanonimizowane, chyba że ich dalsze przechowywanie będzie wymagane przez przepisy prawa albo niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
§ 6 Prawa osób, których dane dotyczą
1.Osobie, której dane dotyczą, przysługuje, w zakresie przewidzianym przez RODO, prawo do:
a)dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
b)sprostowania danych;
c)usunięcia danych;
d)ograniczenia przetwarzania;
e)przenoszenia danych, jeżeli spełnione są ustawowe warunki;
f)wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
g)wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie;
h)wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
2.Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku marketingu bezpośredniego osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w tym celu.
3.W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@kongresneuro.pl lub korespondencyjnie na adres wskazany w § 1.
4.Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.
5.Realizacja praw następuje zgodnie z zasadami i terminami określonymi w RODO. Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa.
§ 7. Marketing oraz fotografie, nagrania i wizerunek
1.Komunikacja marketingowa jest prowadzona wyłącznie po spełnieniu wymogów prawnych, w tym uzyskaniu wymaganych zgód. Zgoda marketingowa jest dobrowolna i nie stanowi warunku rejestracji na Kongres.
2.Podczas Kongresu mogą być wykonywane fotografie i nagrania w celach dokumentacyjnych lub promocyjnych. Informacje o takich działaniach są przekazywane Uczestnikom przed ich rozpoczęciem.
3.Utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku odbywają się zgodnie z RODO oraz przepisami dotyczącymi ochrony wizerunku, w szczególności art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. Jeżeli wymagana jest zgoda, jest ona uzyskiwana odrębnie, z określeniem celu i zakresu wykorzystania.
4.Odmowa zgody na wykorzystanie wizerunku w celach promocyjnych nie wyłącza możliwości udziału w Kongresie ani przetwarzania innych danych niezbędnych do jego organizacji, z zastrzeżeniem zasad dotyczących konkretnych usług.
5.Administrator może prowadzić komunikację marketingową dotyczącą Kongresu, kolejnych edycji wydarzenia i innych wydarzeń naukowych, jeżeli posiada odpowiednią podstawę prawną i spełnione zostały wymogi dotyczące zgód wymaganych przepisami prawa.
§ 8. Przekazywanie danych poza EOG
1.Administrator dąży do korzystania z usług umożliwiających przetwarzanie danych w Europejskim Obszarze Gospodarczym.
2.Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, Administrator zapewnia zgodność transferu z rozdziałem V RODO i – gdy jest to wymagane – informuje o zastosowanych zabezpieczeniach oraz sposobie uzyskania ich kopii.
§ 9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i bezpieczeństwo
1.Niektóre usługi i wydarzenia Administratora mogą wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych polegających na profilowaniu w celu lepszego dostosowania oferty do Uczestnika, jego potrzeb i zainteresowań oraz do analizy i rozwoju jego działalności.
2.Administrator nie podejmuje wobec Uczestników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że zostaną spełnione wymogi prawne i przekazane wymagane informacje.
3.Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed utratą, zniszczeniem, zmianą, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem. Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione w zakresie niezbędnym do wykonywania ich obowiązków.
§ 10. Pliki cookies
1.Na stronie internetowej Kongresu zbierane są informacje związane z korzystaniem ze strony www, w tym adres IP, typ i wersja przeglądarki internetowej, witryna internetowa, z której nastąpiło przekierowanie, przeglądane na stronie podstrony czy kraj, z którego następuje korzystanie ze strony www.
2.Pozyskiwanie powyższych informacji może nastąpić poprzez instalowanie plików cookie na urządzeniu, z którego Uczestnik korzysta podczas rejestracji na Kongres.
3.Powyższe informacje są wykorzystywane w celu monitorowania wydajności strony www rejestracji oraz do celów prowadzenia działalności gospodarczej, w tym w celkach marketingowych. Podstawę przetwarzania danych stanowi art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.
4.Szczegółowe zasady wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii określa Polityka plików cookies dostępna pod adresem: https://kongresneuro.pl/polityka-cookies/.
5.Technologie wymagające zgody są uruchamiane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Informacje o wykorzystywanych narzędziach analitycznych i marketingowych oraz ewentualnym profilowaniu są przedstawiane w Polityce plików cookies lub właściwej klauzuli informacyjnej.
6.Zgoda Uczestnika nie jest wymagana w przypadku przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji już przechowywanej w urządzeniu końcowym Uczestnika, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia usługi drogą elektroniczną, żądanej przez Uczestnika, w szczególności w zakresie niezbędnym do dokonania rejestracji na Kongres oraz zapewnienia prawidłowego funkcjonowania strony internetowej i procesu rejestracji.
§ 11. Zmiana polityki i informacje końcowe
1.Administrator może aktualizować Politykę w przypadku zmian przepisów prawa, funkcjonowania Serwisu, celów przetwarzania lub wykorzystywanych narzędzi. Aktualna wersja wraz z datą aktualizacji jest publikowana w Serwisie.
2.Jeżeli zmiana wymaga przekazania dodatkowych informacji lub uzyskania zgody, Administrator dopełni odpowiednich obowiązków przed rozpoczęciem przetwarzania w nowym celu.
3.Szczegółowe zasady uczestnictwa w Kongresie określa Regulamin uczestnictwa. W sprawach dotyczących przetwarzania danych zastosowanie mają niniejsza Polityka oraz właściwe przepisy prawa.
Powiązane dokumenty
Pytania dotyczące dokumentu: kontakt@kongresneuro.pl
